Yritykset vievät toimintaansa sähköiseen suuntaan ja digituotteet ovat nykypäivää. Persoonattomat koneet, laitteet ja sovellukset tuntuvat välillä orjuuttavan käyttäjäänsä. Eikö kukaan enää työskentele ihmisten kanssa?

Englanninkielisessä maailmassa virtuaaliassistentti eli VA on tuttu juttu. VA astuu kuvioihin, kun yrittäjä haluaa keskittyä yrityksensä ydinliiketoimintaan ja ulkoistaa rutiinitehtäviä muille. Mutta missä luuraavat suomenkieliset VA:t? Soitin virtuaaliassistentti Pauliina Soilulle ja otin selvää.

 

Hei Pauliina! Miten päädyit virtuaaliassistentiksi Espanjaan?

Olin oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Minulla oli kokemusta taksipäivystäjän työstä, jossa puheluihin saattoi vastata kotoa käsin. Ajatus virtuaaliassistentin työstä lähti liikkeelle tästä, sillä halusin työn, joka olisi paikkariippumatonta. Olin aina halunnut asua Espanjassa, joten syyskuussa 2014 muutin tänne ja laitoin oman nettisivun pystyyn. Samaan aikaan Suomen suunnalla ilmestyi parikin VA-palveluita tarjoavaa yritystä.

 

Mitä virtuaaliassistentti tekee? Toimitko asiakkaidesi puhelinvastaajana?

Tehtävät riippuvat siitä, mihin virtuaaliassistentti on erikoistunut. Olen finanssialan merkonomi, joten tarjoamani työtehtäväni liittyvät pääasiassa taloushallintoon. Teen aika perinteisiä toimistoassistentin töitä: järjestelen tapaamisia, päivitän kalenteria, täyttelen Exceliä, teen avustavia kirjanpitotehtäviä, ym.

Teen myös yhteistyötä NoBotin kanssa. Yhteistyön ansiosta pystyn etsimään asiakkaalle tekijän, jos tarvetta on vaikkapa sosiaalisen median töille tai verkkosivusuunnittelulle.

 

va with headphones

 

 

Sinut oli helppo tavoittaa Skypellä. Miten työt hoituvat maiden välillä ja miten pidät yhteyttä asiakkaisiisi?

Yleensä kommunikoimme vain sähköpostilla, tarvittaessa myös Skypellä. Käytän työhän nykyaikaisia työkaluja, kuten Slackia ja Office 365 -pakettia. Asiakkaat ja työt hallinnoin Google Driven kautta ja kirjanpidon hoidan virtuaalisesti OneDrivessa.

Työtehtäviin kuluneesta ajasta raportoin asiakkaalle joko säännöllisesti kerran viikossa tai ilmoitan, kun kyseisen kuukauden työtunnit ovat tulleet täyteen.

 

Suomalaiset virtuaaliassistentteja välittävät sivustot tuntuvat hämäräperäisiltä. En palkkaisi toimistoonikaan assistenttia, jonka sukunimeä en tiedä. Millaisena näet VA-tarjonnan Suomessa?

Virtuaaliassistenttien työtä ei tunneta Suomessa ehkä siksi, että työn myyntiin ei ole juuri panostettu. Epäluotettava mielikuva on aika yleinen, sillä assistenttien sukunimiä ja kuvia on jostain syystä haluttu piilotella. Kyseessä on kuitenkin täysin asiallinen työ. Tulevaisuudessa henkilöbrändi nousee tärkeäksi.

 

Mitä ennakkoluuloja ihmisillä on virtuaaliassistentin työstä?

Mielikuvat virtuaaliassistenteista ovat todella hataria. Moni ei ymmärrä, mihin kaikkeen VA taipuu ja mihin kaikkeen palveluita voi – tai uskaltaa – käyttää. Itse teen asiakkaille paljon tietojen ja tuotteiden etsimistä. Jos asiakas on luovuttanut luottokorttinsa tiedot, voin varata hänelle vaikkapa lentoja ja hotelleja.

 

Mitkä asiakasryhmät korostuvat sinun työssäsi?

Asiakkaani voidaan jakaa kolmeen asiakasryhmään: startupit, yksittäiset liikemiehet ja pienet yritykset. Asiakassuhde kestää yleensä 3–6 kk. Etenkin startupien kohdalla lyhyet asiakassuhteet ovat luonnollisia, sillä yrityksen tarpeet muuttuvat nopeasti. Kasvun myötä saattaa tulla vaikkapa tarve palkata fyysinen assistentti paikan päälle.

Pienet yritykset käyttävät virtuaaliassistenttia usein säästösyistä. On kätevää ostaa VA:n palveluita tarpeen mukaan sen sijaan, että palkkaa työntekijän toimistolle istumaan.

 

Jos olen kiinnostunut palkkaamaan virtuaaliassistentin, miten homma toimii?

Kuukausittaiset paketit ovat melko yleisiä. Minulta ostetaan paljon neljän tunnin paketteja ja lisätunteja voi hankkia tarvittaessa.

Henkilökemiat ovat tässä työssä ratkaisevan tärkeitä, ja kokeilemallahan se selviää. Ilman muuta rohkaisen vaihtamaan assistenttia, jos kemiat eivät kohtaa.

 

Mitä haasteita virtuaaliassistentti kohtaa?

Kommunikaatio asiakkaalta virtuaaliassistentin suuntaan jää välillä turhan niukaksi. Vaikka asiakkaalle rutiinityöt ovat tuttuja, virtuaaliassistentti tarvitsee asiakassuhteen alussa ohjeet ja aikataulut. Oletuksia ei kannata tehdä. Perehdytykseen kuluu alussa hieman aikaa ja vaivaa, mutta jatkossa työt tulevat tehtyä kerralla oikein ja yrittäjä säästää omaa aikaansa.

 

Missä näet itsesi viiden vuoden päästä? Miten virtuaaliassistenttitoiminta muuttuu tuona aikana?

Kilpailua on varmasti tullut lisää. Epämääräiset välittäjäfirmat ovat poistuneet ja henkilöbrändistä on tullut tärkeä erottautumistekijä. Omalla kohdallani odotan, että asiakkaiden vaihtuvuus katoaa, ja tilalle jää muutama iso ja vakiintunut asiakassuhde.