Projektiraportteja, kirjallisia selvityksiä, vastineita asiakaspalautteisiin… Kirjoitustehtäviltä on vaikea välttyä työelämässä, olipa ala mikä tahansa. Näillä vinkeillä teet teksteistäsi uskottavia ja ammattimaisia sekä helpotat omaa kirjoitusurakkaasi.

 

1. Lähde liikkeelle ajoissa

Kun kirjoitusmörköä ruokkii vitkuttelulla, se kasvaa päivä päivältä kamalammaksi. Tästä syystä kannattaa aloittaa niin harmittoman pienesti, että se ei tunnu aloittamiselta ollenkaan.

Kirjoita vaikka kauppakuitin taakse kolme asiaa, joita aiot käsitellä tekstissäsi. Tällä tavoin pääset liikkeelle ja teksti alkaa muhia takaraivossasi. Näin sinulla on jotain, mihin tarttua, kun tekstin palautuspäivä lähestyy.

Itse hahmottelin tämän tekstin rungon tyhjälle kalenterin sivulle, kun minulla oli 15 minuuttia ylimääräistä aikaa ennen erästä tapaamista.

Jos kirjoitat raporttia menneestä tapahtumasta tai tilanteesta, aloita listaamalla ydinasiat aikajärjestyksessä. Mikä käynnisti tapahtuman? Mitä seuraavaksi tapahtui? Ratkaisevat käänteet? Lopputulos?

Hahmottele ydinasioista väljä runko ja täytä sitä yksityiskohdilla sitä mukaa, kun saat niitä palautettua mieleen. Yhtäkkiä huomaat, että teksti alkaa olla kasassa.

 

2. Tunnista, kenelle kirjoitat ja miksi

Jos olet voimalaitoksen testausinsinööri, et luultavasti selitä paineastioiden määräaikaistarkastukseen kuuluvia hienouksia samaan tapaan naapurin Penalle kuin vaikkapa kollegallesi.

Tunnista kohderyhmän tarpeet myös kirjoittaessasi. Kirjoitatko selontekoa yrityksen intraan? Vai kirjoitatko blogiartikkelin tuotteistanne, joita olet lähdössä esittelemään kuluttajille suunnatuille messuille?

Vältä ammattikieltä, jos sitä ei ole pakko käyttää. Auta lukijaa ymmärtämään asiat, jotka ovat sinulle itsestään selviä. Tarkenna vaikeaselkoiset termit ja lisää käytännön esimerkkejä.

Jos haluat lukijan reagoivan tekstiisi jollain tavalla, esimerkiksi tulemalla tutustumaan messuosastollenne, silloin sopivan järeästä rautalangasta vääntäminen voi olla tärkeää. Harva vaivautuu kommentoimaan kirjoittajalle, ettei ymmärtänyt asiasta yhtään mitään. Messuilla tekee mieli kiihdyttää yrityksen esittelypöydän ohi.

 

3. Näytä, älä kerro

Hyvä teksti tarjoaa vastaanottajalle riittävästi konkretiaa. Tällöin lukijan ei tarvitse ärsyyntyä ja miettiä, mitä mahdat tarkoittaa. Miksi puhua ”helppokäyttöisistä toiminnoista”, kun voit tarkentaa, että tapaamisen pääsee varaamaan yhdellä klikkauksella, palveluun ei tarvitse rekisteröityä ja saat vielä automaattisen muistutuksen päivää ennen tapaamista?

Vältä adjektiiveja, joita kaikki muutkin käyttävät. Sen sijaan perustele. Toisin sanoen, et halua tarjota ”laadukasta palvelua” vaan kertoa, kuinka 99 % asiakkaista suosittelee sinua eteenpäin. Lukija pystyy melkeinpä näkemään tyytyväisyyttään hyrisevien asiakkaiden joukon, kun taas sana laadukas ei herätä konkreettisia mielikuvia.

 

4. Tylsyys ei takaa uskottavuutta

Tekstiäsi lukee aina ihminen, yksilö. Puhuttele lukijaasi suoraan, niin herätät kiinnostuksen. Ripaus huumoria tai keskustelevaa sävyä on usein paikallaan, vaikka asia olisi painavaa.

Käytä kirjoittaessasi normaaleja sanoja – sellaisia, joita käyttäisit myös puheessasi. Kankeat rakenteet ja hienolta kuulostavat sanat saavat tekstisi lässähtämään.

Kumman vaihtoehdoista valitsisit?

A) Asiakastyytyväisyyden korkean tason varmistamiseksi yrityksemme hygieniatuotteiden kemiallista koostumusta on parannettu kuluttajilta saadun informaation perusteella.

 

B) Haluamme, että olet tyytyväinen. Siksi otimme onkeemme asiakaspalautteista, ja muutimme suihkugeeliemme reseptiä.

 

5. Tajunnanvirtaa et lue itsekään

Ethän vain kirjoita tekstiäsi ”kerralla purkkiin”? Tekstintekeleen välttely ja nopea julkaisu saattaa houkutella, mutta mieti vielä. Varsinkin ruudulla luettavista teksteistä on helppo klikata seuraavaan, kiinnostavampaan, jos ensivaikutelma ei miellytä.

Tiivis kirjoittaminen on taitolaji. Varaa aikaa raakatekstin muokkaamisen. Käytä delete-näppäintä rohkeasti.

Lukijaa ei sekavien ajatustesi arvuuttelu kiinnosta, joten pureskele teksti asia ja kappale kerrallaan valmiiksi. Silmäilyn helpottamiseksi jaa teksti lyhyisiin kappaleisiin ja viljele väliotsikoita.

Muista vielä lopuksi tekstin oikoluku, sillä kirjoitusvirheen antavat helposti hutiloivan vaikutelman. Varo meheviä ansoja, joita erityisesti mobiililaitteiden ennustava tekstinsyöttö tarjoaa. Eräässä omassa tekstissäni minun piti ”ottaa oppia”, kun kännykkäni mielestä halusin ”ottaa kuppia” 🙂